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国家档案局办公室关于印发《电子档案管理系统基本功能规定》的通知

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各省、自治区、直辖市档案局、馆,各计划单列市档案局、馆,新疆生产建设兵团档案局、馆,中央和国家机关各部委档案部门,中央军委办公厅保密和档案局,各人民团体档案部门,各中央企业档案部门,中国人民大学档案学院:

现将《电子档案管理系统基本功能规定》印发给你们,请结合实际遵照执行。

国家档案局办公室

2017年12月15日

电子档案管理系统基本功能规定

第一章总则

第一条为推动电子档案科学管理,规范电子档案管理系统建设,明确电子档案管理系统基本功能,确保电子档案真实、完整、可用与安全,按照国家有关法律法规和标准规范,制定本规定。

第二条本规定所称电子档案管理系统,是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。

第三条本规定明确了电子档案管理系统(以下简称系统)必备的功能。系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。

第四条本规定适用于国家各级各类档案馆,机关、团体、企事业单位可参照执行。

第二章系统总体要求

第五条系统结构应具备开放性,可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。

第六条系统功能应具备可扩展性,应满足当前及可预见的时间内的业务需求,可方便地进行功能扩展。

第七条系统实现应具备灵活性,支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。

第八条系统运行应安全可靠,保存电子档案管理关键业务过程记录,根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段,保障电子档案安全,防止非授权访问。

第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。

第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。

第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。

第三章档案接收

第十二条系统应具备电子档案接收功能,支持在线和离线的批量接收与处理,保存移交接收处理记录。

第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能,对不合格的进行标注。

第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能,支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证,赋予电子档案唯一标识。

第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。

第四章档案整理

第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能,支持分类与排序的调整处理。

第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能,形成电子档案目录,并与电子档案相关联。

第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能,生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。  

第十九条系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。  

第二十条系统应具备电子档案入库功能,并保存入库处理过程记录。

第五章档案保存

第二十一条系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能,设置备份与恢复策略,制作备份数据,对备份数据和介质进行登记、检测与管理,使用备份数据进行恢复处理,记录备份恢复过程信息。

第二十二条系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能,对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告,跟踪和记录警告事项处理过程。

第二十三条系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。

第二十四条系统应具备电子档案保护功能,保障电子档案不被非授权的修改与删除,记录长期保存过程中的变动信息。

第六章档案利用

第二十五条系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能,支持电子档案的检索、筛选和输出,能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。

第二十六条系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能,支持跨全宗、跨门类和递进检索,检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。

第二十七条系统应具备电子档案在线借阅服务功能,支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理,并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。

第二十八条系统应具备档案编研功能,对档案编研成果进行管理。

第二十九条系统应具备电子档案利用登记功能,保存档案利用者信息,并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法篡改。

第七章档案鉴定与处置

第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能,按照电子档案的处置规则,建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程,支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。

第三十一条系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能,支持密级、价值和开放等鉴定处理。

第三十二条系统应保存鉴定与处置的过程信息,记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。

第三十三条系统应具备电子档案销毁管理功能,对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁,留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。

第八章档案统计

第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能,可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。

第三十五条系统应具备对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。

第三十六条系统应内置常用电子档案工作统计报表。

第三十七条系统应提供报表制作工具,支持用户自定义统计报表。

第九章系统管理

第三十八条系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。

第三十九条系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能,支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理;系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案;系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。

第四十条系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能,内置常见种类的电子档案元数据方案。

第四十一条系统应具备用户信息管理的功能,支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能,支持电子档案管理用户的分组、分类管理,以及按照功能和数据进行授权等功能。

第四十二条系统应具备日志及其分类管理功能,记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。

第四十三条系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能,记录发现问题。

第十章附则

第四十四条本规定由国家档案局负责解释。

第四十五条本规定自公布之日起实施。2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》同时废止。

抄送:各副省级市档案局、馆,解放军档案馆、武警部队参谋部办公室。

国家档案局办公室秘书处

2017年12月29日印发

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