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《归档文件整理规则》装订方式的选择与适用(之五)

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装订是《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)增加的重要内容之一。装订是指采用符合档案保护要求的装订材料,将完成组件和件内文件排序的纸质文件以件为单位固定在一起。装订是纸质文件整理的基础环节,通过装订,从实体上将归档文件整理的基本单位——“件”确定下来,为后续工作的开展提供条件。

常见装订方式

在实践中,纸质文件的装订方法主要有线装法、变形材料装订法、粘装法、封套法等。

1、线装法

线装法是指以棉线作为装订材料,对文件进行固定的方法。线装法主要包括“三孔一线”装订、直角装订和缝纫机轧边装订。

“三孔一线”装订是一种传统的装订方法,是立卷档案普遍采用的装订方式。这种装订方法同样被应用于较厚的归档文件的装订。直角装订和缝纫机轧边装订一般用于较薄文件的装订。直角装订是指通过手工使用棉线在文件左上角缝制出直角形状,以此固定文件;缝纫机轧边装订是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边装订的方式。

2、变形材料装订法

变形材料装订是指以金属等易变形材料为装订材料,通过装订材料形变对文件进行固定的方法。常见的变形材料装订法包括不锈钢订书钉装订、不锈钢夹装订。

不锈钢订书钉装订采用不锈钢订书钉作为装订材料,可以根据文件页数多少选择不同规格的订书钉,一般厚度的文件均可用此法进行装订。不锈钢夹的材质与不锈钢订书钉相同,适于特定厚度范围内文件的装订。

3、粘接法

粘接法是指通过粘接材料固定文件的方法,主要指浆糊装订。浆糊装订是传统的装订方式,也是经过长时间检验的一种装订方式,因而在材料、装订要求等方法都有着较为完善的规范要求。在实践中,浆糊装订多用于采用传统纸张文件或珍贵文件的装订。

4、封套法

封套法是指通过纸质封套将去掉原装订材料的散页文件夹装其中以达到固定目的的装订方法。封套法使用的封套一般由80克左右无酸纸制成,右上两侧开口,有些部门和地区还在上面印制全宗名称等信息。由于没有统一规格,定制的封套可以用于任意厚度文件的装订。

装订方式的选择

除上述装订方式外,在文件流转过程中还使用其他装订材料进行装订,比如回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等,但这些装订方法普遍存在容易对归档文件造成损害或者固定效果不佳的缺点,明显不适于归档文件的装订,因而《规则》予以明确排除。对于前述四类的装订方式,其优劣比较和选择结果如下:

1、呈现特点

一是“三孔一线”装订是传统立卷档案常见的线装装订方式。由于装订使用的棉线与纸质档案在材质上类似,从档案保护的角度看,线装是最利于档案长期保存的一种装订方式,经过长期的实践检验证明这是一种成熟可靠的装订方式。“三孔一线”装订的缺点是操作复杂,不适合较薄文件的装订。

二是直角装订也属于线装,因而在利于档案长期保存方面具有先天优势。不过,由于需要手工完成,直角装订质量不稳定、操作较为复杂,不适合较厚文件的装订。

三是缝纫机轧边装订同样属于线装,因而在利于长期保存方面同样具有优势,同时操作较为简单。不过缝纫机轧边装订存在轧边处易撕裂等问题,同时也不合适过厚文件的装订。

四是不锈钢订书钉装订操作简单,设备成本较低。不过,不锈钢订书针对材质、保管环境等要求较高,必须采用质地优良的不锈钢制品且控制好库房温湿度。而且,由于是金属材质,因而使用该法装订的归档文件材料不能使用微波设备进行消毒,否则可能引起火灾。

五是与不锈钢订书钉相比,不锈钢夹装订存在成本较高、装订效果不好等问题,而且由于本身体积较大,容易出现“一盒档案半盒夹子”的情况,浪费档案存储空间。

六是浆糊装订是传统的装订方式,可逆性好,对纸张影响小,尤其适合采用传统纸张或珍贵文件的装订。同线装法类似,浆糊装订是经过时间验证最为可靠的装订方式之一。不过,浆糊装订的缺点也比较明显,比如对浆糊材质要求较高、装订操作不易统一等问题。

七是封套装订造型美观、使用方便,又能起到保护档案的作用,但使用无酸纸封套会增加档案的厚度,占用存贮空间。而且,封套还存在一个根本性缺陷,就是这种方法并没有真正实现文件的固定,失去了防止文件张页丢失的功能。

从利于长期保存、装订牢固度、空间占用、管理成本、操作难易程度、适合范围6个维度对“三孔一线”(直角、缝纫机轧边)等线装、浆糊装订、不锈钢装订进行对比分析。从利于长期保存来看,“三孔一线”等线装最优,浆糊装订次之;装订牢固度来看,“三孔一线”等线装最优,不锈钢订书钉次之;从空间占用来看,浆糊装订最优,“三孔一线”等线装次之;从管理成本来看,“三孔一线”等线装最优,不锈钢订书钉装订次之;从操作难易程度来看,不锈钢订书钉装订最优,封套装订次之;从对象范围来看,封套装订最优,浆糊装订次之;反之,在利于长期保存、装订牢固度、空间占用、管理成本、操作难易程度、适合范围六个维度表现最差的依次是:不锈钢夹装订、封套装订、不锈钢订书钉装订、浆糊装订、“三孔一线”等线装。

2、选择结果

如果需要对档案进行永久保存,则是否利于档案长期保存、装订牢固度、占用空间等要素是较为关键的。综合来看,在这些要素中明显占优的是“三孔一线”等线装、浆糊装订和不锈钢订书钉装订。换句话说,“三孔一线”等线装、浆糊装订和不锈钢订书钉装订更适合于档案馆以及档案室对保管期限较长的档案管理。但是,三者在操作难易程度、管理成本、适合范围方面也存在一定局限,因而对于定期保管的档案来说,可以考虑选择操作简单、对象范围较广的其他装订方式。

《规则》在进行装订方式选择时重点考虑了上述装订方式的优缺点,并结合保管期限和是否进馆等因素确定了归档文件装订材料和装订方式(见表1):

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永久保管的归档文件,宜采取线装法装订。页数较少的,使用直角装订或缝纫机轧边装订,文件较厚的,使用“三孔一线”装订。

永久保管的归档文件,使用不锈钢订书钉或浆糊装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

永久保管的归档文件,不使用不锈钢或封套装订。

定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式按照永久保管的归档文件的装订要求执行。

定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件,可以使用线装法装订、不锈钢订书钉或浆糊装订,也可以使用不锈钢夹或封套装订。

装订要求

1、装订单位

《规则》要求,归档文件一般以件为单位装订。从某种程度上讲,装订实际上就是对纸质文件组件结果的确认和固化,因而,装订要将件的构成和件内文件排序的结果原原本本固定下来,不能随意扩大或缩小装订范围。所以,一般不允许将一件文件分开装订,更不允许将多件文件装订在一起。否则,既破坏了组件结果,又会影响归档文件目录的编制和文件检索利用。

2、装订原则

一是装订应尽量减少对归档文件本身的影响。选用对归档文件本身影响小的装订方式、维持符合要求的原装订方式等,都是这一原则的具体体现。原装订方式如确不符合《规则》要求,拆除原装订时也应尽量降低对归档文件的破坏。要尽可能减少对文件重新装订的次数,使归档文件受破坏程度降到最低。有条件的地区或部门,可以通过为文书部门提供符合要求的装订用品、优化文书和档案工作流程等方式实现对归档文件的一次性装订。

二是应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。也就是说,包含可能损害归档文件的物质或者产生可能损害归档文件的物质的装订材料,不能用于归档文件的装订。

三是为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。

3、基本要求

《规则》要求,归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。这是对装订要求的高度概括。

装订要求牢固、安全、简便,是针对装订方式和装订材质提出的要求,也是选择装订方式的基本依据;装订要求文件不损页、不倒页、不压字,是针对装订操作提出的要求,也是归档文件装订最起码的要求;装订后文件平整是针对装订效果提出的要求。要在装订前将件内的各页按一定方式对齐,便于将来翻阅利用。一般来说,采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。装订后应对归档文件进行检查,确保装订整齐,不掉页。

考虑到各地区各部门的具体情况和使用习惯,《规则》没有对装订方式统一规定,而是提出了几种装订方式供不同条件下选择适用。各地区各部门根据同级档案行政管理部门认可和实际需要确定装订方式后,装订方式应保持相对稳定,不同期限的装订方式也尽量统一,以降低管理成本。

(《中国档案》2017年第2期,作者:国家档案局 丁德胜)


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