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企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表编制方法(10号令解读之五)

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随着形势的变化和国家经济体制改革的深化,国家对企业监管方式、方法和监管重点的变化,10号令中的个别档案的保管期限需进行细微的调整,一些文件材料的归档范围也要扩充。本期讨论若干档案保管期限的设置调整,若干文件材料归档范围的补充,对10号令附件的结构进行说明。

一、若干档案保管期限设置的调整

(一)部门或职能工作计划和总结

企业整体计划需划分为永久,部门或职能工作计划可划为30年;部门和职能年度工作总结必须划分为永久,这是从存史角度来考虑的。

(二)规章、制度

不少企业提出,规章、制度经常作废、换版,不需要存永久。但是,根据10号令要求,规章、制度全部划分为永久。因为,尽管规章、制度经常更新、换版,旧版制度会作废,从是失去效力。但是,由于规章、制度在生效期间所管理辖的事项有可能会有一直存在,规章、制度即使已作废、换版,但作为生效期间处理事项的依据,仍旧需要查询利用。

(三)与人切身利益有关的档案

10号令最大的特点就是坚持“以人为本”的原则,体现以人为本的原则,因此,凡与职工、客户或其他人员的切身利益有关的档案均应划分永久保管。这些档案包括“15.2.7企业先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料”“15.2.8对本企业有关人员的处分文件材料”“16.6.3违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料”

(四)与资产有关的档案

由于资产管理事务影响时间长,对企业影响的生存与发展起着关键的作用,是企业负责人离任审计、专项审计和上级巡视重点督查的内容,因此,凡与资产有关的档案必须永久保管。这些档案10号令中体现为如下内容:

3.3.5股票首次发行过程中形成的其他文件材料;

3.4企业股东、股权登记文件材料;

3.5本企业融资工作中形成的其他文件材料

4.1.5本企业境外资产与产权权属文件材料  

4.3本企业其他债权、债务登记文件材料  

4.4.2本企业在并购、参股、股权受让、基金业务及债权型投资等投资业务中形成的其他文件材料  

11.1本企业资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材料。

11.2本企业非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料  

13.4资本经营工作文件材料

13.5.3固定资产新增、报废、调拨文件材料

16.4.5党费收支文件材料  

上述档案在实际编制文件材料归档范围和档案保管期限表时不再区分为“重要事项”和“一般事项”,而是全部划分为永久保管。

(五)与责任有关的文件材料

15.3.4保密资格认证方案、申请、审查、批准文件材料

15.3.5保密工作检查方案、通知、结论、通报等文件材料  

15.5.7案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中调查、协调过程形成的文件材料  

16.6.2党风廉政反腐工作文件材料  

16.6.2违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料  

上述文件由于与责任有关,应统一划分为永久保管

二、归档范围和补充

(一)1.2本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料

由于国家进行商事制度改革,实行三证合一,由信息公示制取代证照年检制,应将代替企业营业执照年检的提交工商行政管理部门网上公示的信息纳入归档范围。

(二)15.3 文秘、机要、档案、保密工作文件材料

增加“档案工作检查、考核文件材料”和“档案专项验收文件材料”。

(三)增加本企业门户网站信息及其审批、上传等文件材料,可纳入门户网站管理部门或门户网站管理职能的归档范围。

三、10号令附表的结构说明

10号令中附表《企业管理类档案保管期限表》是10号令的重要组成部分,很多企业档案工作者对此表的逻辑结构不甚清楚,特说明如下。

《企业管理类档案保管期限表》首先将企业文件材料分为与企业组建有关文件材料和与企业营业活动两大类。

企业组建活动又可分为“企业设立、变更”、企业资本筹措活动和资产管理活动,分别对应于《企业管理类档案保管期限表》中的序号1—4四类档案。筹资活动反映企业资本金来源,资产管理活动反映企业将筹措到的资本用于哪。

一般来说,企业营业管理活动不外乎经营管理、生产技术管理、行政管理和党群工作四个方面,但为了表达方便,把四个方面活动的共有部分抽取出来进行集中表述,即公共活动和对外交往两个方面。公共活动主要是会议,会议又分为决策会议、专题会议、大型会议三类,分别对应《企业管理类档案保管期限表》中序号5—7三类档案。而对外交往活动又分为与上级的交往、与平级无隶属关系组织、个人的交往和与下级的交往三个方面,分别对应《企业管理类档案保管期限表》序号8—11四类档案。职能活动包括经营管理、生产技术管理、行政管理和党群工作四个方面,分别对应于《企业管理类档案保管期限表》序号13—16四类档案,17是冗余项,将无法划入具体职能活动的档案入此。具体见下图。

2.jpg

因此,10号令附表《企业管理类档案保管期限表》逻辑结构清楚,排列有序,各单位在编制管理类文件材料归档范围和档案保管期限表时,表内文件材料和档案的排序可参照此表进行。


(本文转载自《中国档案》杂志2015年第7期作者:蔡盈芳单位:国家档案局经科司)


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