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浅谈企业文件材料归档范围和档案保管期限编制方法(10号令解读之一)

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2012年12月,国家档案局印发了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号,以下简称10号令)。2013年4月又下发了《关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》,要求各企业用3年的时间完成本企业文件材料归档范围和档案保管期限表(以下简称“保管期限表”)的编制,这是贯彻实施10号令的关键和重要环节。国家档案局从2013年开始已着手中央管理企业管理类保管期限表的编制指导与审核工作。截止到2014年底,共完成20家中央管理企业管理类保管期限表的审核批准。但在指导与审核过程中发现,不少企业仍未很好掌握编制保管期限表的正确方法和技巧,至使编制出的管理类档案保管期限表质量不高。本文就企业如何开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作中存在问题和管理类档案保管期限表编制过程进行讨论,以供大家参考。

一、档案保管期表编制中普遍存在的问题及原因分析

(一)档案保管期表编制中普遍存在的问题

根据前期业务指导和审核情况总结,企业在编制档案保管期限表主要存在以下问题:

第一,文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中,尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。

第二,文件材料保管期限不合理。该定为永久保管的档案定为30年或10年,该定为30年定为10年。

第三,表述太笼统。文件材料内容条目过多使用模糊语言,过多使用“重要的”、“一般的”等用语,至使保管期限表对鉴定业务起不到应有的指导作用。

第四,表述不准确。文件材料内容使用的词语易引起歧义,同一含义内容前后使用不一致词语,或是不使用标准化用语。

第五,文件材料内容重复、交叉现象严重。同一层次文件材料分类原则不一致,文件材料内容逻辑混乱,同一内容多次反复出现。

(二)原因分析

企业在档案保管期限表编制过程中造成上述问题的原因主要有:保管期限表编制没有严格按照机构设置及职责说明来进行,照抄照搬10号令或照抄搬其他企业保管期限表,更有甚者将企业原有保管期限表进行翻版后直接报审。有的单位档案部门没有处理好业务部门的作用,在保管期限表编制过程中要么完全由档案部门大包大揽,要么完全听由业务部门决定,档案部门不主动作为。有的单位编制人员没有完全吃透10号令的精神,或是没有掌握归档范围和保管期限表的编制要求。正是上述原因导致文件材料归档范围和档案保管期限表编制质量不高。

二、文件材料归档范围和管理类档案保管期限表编制流程

企业在文件材料归档范围和管理类档案保管期限表编制过程中应遵循以下五个步骤。

第一步:部门职责分析,确定管理类档案保管期限表框架结构。  

第二步:各部门业务流程梳理,依据业务流程、法律法规和范性文件提出记录保存要求,初步形成部门文件材料归档范围和管理类档案保管期限表。

第三步:档案部门汇总各部门文件材料归档范围和管理类保管期限表,形成企业文件材料归档范围和管理类保管期限表初稿。在这个过程中,档案部门可进行必要的修改。

第四步:将文件材料归档范围和管理类保管期限表初稿下发各部门征求意见,各部门可通过互相借鉴触发修改需求,补充有关内容。

第五步:档案部门逐一与各部门讨论确定文件归档范围和管理类档案保管期限表,形成定稿。

三、文件材料归档范围和档案保管期限表编制准备工作

文件材料归档范围和档案保管期限表编制除需要按照一定的步骤进行外,还要做好编制前的准备工作,这些准备工作主要如下3个方面。

(一)做好编制的组织工作

文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作不仅仅是档案部门的事,也是业务部门的事,需要充分发挥业务部门作用。业务部门在梳理文件材料内容,确定档案保管期限过程中常常发挥着重要的作用,编制过程中应充分吸收业务部门人员参与。有条件的企业应成立文件材料归档范围和档案保管期限表编制领导小组和编制办公室或工作小组。领导小组由分管档案工作的企业负责人任组长,档案部门负责人任副组长,职能部门负责人、业务部门负责人任成员。领导小组负责批准文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作计划,审定文件材料归档范围和档案保管期限表,协调编制工作中的重大事项;如有下属单位,领导小组还负责所属单位文件材料归档范围和档案保管期限表的审查。

编制办公室或工作小组由档案部门、职能部门、业务部门人员组成;职责是:制定文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作计划;具体组织文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作;起草文件材料归档范围和档案保管期限表;负责文件材料归档范围和档案保管期限表的宣贯;如有下属单位还应负责指导所属企业开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作。

(二)科学制定保管期限表的编制计划和10号令的宣贯培训

合理地安排文件材料归档范围和档案保管期限表起草、修改、下发、宣贯等阶段的各项工作;要将每一项工作落实到人,并有明确的时间节点和工作成果形式;制定工作计划时同步制定预算;要特别注意,不仅要编制管理类文件材料归档范围和档案保管期限表,还要同时编制和修订其他各类文件材料归档范围和档案保管期限表,如产生产和服务提供、科研、重大建设项目等等。

要及时开展10号令的宣贯与培训,培训人员包括编制领导小组成员、编制小组组成人员和下属单位有关人员。要让有关人员了解10号令的精神实质和文件材料归档范围和档案保管期限表编制要求和方法。

(三)做好调研、职能分析和资料收集

通过调研了解掌握本企业组织机构架构和其职责。通过职能分析摸清本企业的活动特点,摸清产品和业务组成,梳理出产品和业务从设计研发、生产,销售和售后服务等的流程。文件材料归档范围和档案保管期限表编制前还要进行资料收集,特别是要收集除国家档案法律法规和规范性文件以外的,与本企业业务活动有关的法律法规和国家下发的规范性文件,了解国家其他行政管理部门对本企业档案和有关业务形成记录的保存要求。如《中华人民共和国商业银行法》就对商业银行的信贷档案管理工作提出了要求。这些法律法规和规范性文件对记录和档案管理要求如果有超出10号令或有关档案法律法规和规范性文件要求的,应在本企业的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表中予以体现。

四、正确发挥业务部门的作用

文件材料归档范围和档案保管期限表编制过程中,档案部门一方面不要大包大揽,不吸收业务部门参与,同时也要切忌唯业务部门马首是瞻的作法。一是要发挥业务部门在梳理文件材料内容方面的作用。具体作法可以设计一张文件材料内容调查表,由业务部门各岗位人员进行填写,填写内容应包括文件材料名称、产生业务、用途、发放范围、存储格式、载体形式、签署过程、传递方式、内容提要等。二是充分发挥业务在初步确定档案保管期限中的建议作用,有时业务部门对档案保管期限的确定根据是档案部门所不能掌握的。三是要充分发挥档案部门的档案专业作用,对业务部门提出的意见和建议作好把关,最终从档案专业角度确定采纳与否。对于业务部门提出的缩小归档范围和缩短保管期限的建议应谨慎处理。

五、管理类档案保管期限表的体例和结构设计

管理类档案保管期限表是10号令贯彻实施过程中第一个要编制的,其中文件材料排列体例和结构既可采用按部门,也可采用按职能,但两种排方法均有其优缺点和适应性,具体见下表。

排列方式利弊适用性按机构  (1)制定时可通过分析各部门的业务活动,将许多需归档的非红头文件纳入归档范围。(2)将文件材料归档范围与部门对应,有利于明确归档责任,有利于文件材料的收集归档。 (1)可借鉴参考的样表较少,制定时需分析各部门业务,对编制人员要求较高,工作量大,编制周期长。 (2)有些企业部门设置变化频繁,档案保管期限表会因部门频繁变动而频繁修订。 适用于部门或职能调整不频繁,有业务能力较强的档案人员承担编制工作的企业。  按职能(1)可参考的样表较多,编制工作量相对较小,对保管期限表编制人员要求相对较低。(2)编制好的保管期限表可应对机构频繁变化。 (1)文件材料形成、归档责任不清,不利于保管期限表贯彻实施。不利于文件材料的收集归档工作。(2)易遗漏重要的非红头文件。 适用于制定指导行业、下属单位文件材料归档范围和档案保管期限表时用;适用于机构变化频繁企业或第一次编制保管期限表企业。

各企业可根据本企业的档案工作所处的阶段和实际情况选择确定。

保管期限表的设计一般采用三栏式,分别为序号、文件材料、保管期限。序号采用层垒制编号,表中编号不得重复,以方便进行档案鉴定时引用。


(本文转载自《中国档案》杂志2015年第3期 作者:蔡盈芳  单位:国家档案局经科司)


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