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湖南:颁布困难职工档案管理办法

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为解决困难职工档案管理中存在的问题,真正做到精准识别、精准帮扶和精准管理,近日,湖南省总工会印发了《湖南工会困难职工档案管理办法》(以下简称《办法》),规范了困难职工档案从建立到管理各环节的要求。

做好困难职工帮扶工作是加强和创新社会管理、改善和保障民生的重要内容,是新形势下切实维护和保障困难职工合法权益,促进劳动关系和谐和职工队伍稳定的重要举措。但长期以来,困难职工基本情况识别不准确、帮扶过程记录不规范、帮扶信息不对称导致的重复帮扶救助、空档缺失等问题一直影响着帮扶成效。《办法》的颁布,明确了困难职工档案管理的职责权限,为更好地帮扶困难职工、强化帮扶资金管理、检验帮扶成效提供了支撑。

《办法》明确了困难职工档案管理的职责和权限,确定了统一领导、分级负责、动态管理的基本原则,要求各级工会和档案部门共同加强指导和监督;明确了困难职工档案的建档内容,以家庭为认定单位,“一户一档”,分为困难职工原始档案、按财务制度管理的档案、日常帮扶工作档案3个部分,其中,原始档案主要包括困难职工帮扶申报材料、证明材料、原始信息表等,按财务制度管理的档案主要包括帮扶资金、经费政策、帮扶资金分配方案、汇总表、预决算报告等,日常帮扶工作档案主要包括帮扶工作政策的有关文件、会议记录、有关往来文件、统计报表等;明确了建档及管理职责,按照属地管理原则,困难职工由所在单位工会,灵活就业人员以及失业人员由所在街道(社区)工会或上一级工会帮扶中心负责建档及管理;明确了动态管理的要求,要求基层工会定期或不定期对困难职工档案进行复核,每年至少进行一次集中复核整理,每年抽查比例不低于30%,并根据核查结果实施档案动态管理;明确了档案的分类整理要求和保管期限,按财务制度管理的档案根据会计档案归档要求进行归档整理,其他档案按照文书档案归档要求,独立设置类别归档整理,困难职工档案自脱困后至少再保存10年,特殊载体档案与纸质档案同步归档且保管期限相同,具有永久保存价值的其他载体档案应同时生成纸质文件材料一并归档;明确了档案查借阅制度,建档职工凭本人有效证件可查阅本人档案信息,一般只用于工会系统工作查询,不予外借;明确了档案管理岗位职责及责任追究机制等。

原载于《中国档案报》2018年9月24日 总第3276期 第一版

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