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天津:做好档案服务助力全运会

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近日开幕的第十三届全运会是天津近年来承办的影响力最广、规模最大的综合性运动会。本届全运会新增加了群众比赛项目19个大项128个小项,贯彻落实了习近平总书记“体育强国梦”的讲话精神,做到了“全运惠民、健康中国”。因此,做好本届全运会的档案工作,留下翔实的文字、音像和实物档案的意义尤为重要。为此,天津市档案局采取了4个措施全力保证全运会档案工作顺利开展。

委派专人,提前介入。市档案局领导高度重视本届全运会的档案工作,为确保档案资料收集得齐全完整,决定将档案管理服务前移,自本届全运会组委会成立之日起,先后委派了3名档案业务骨干在组委会办公室秘书一处专职负责档案工作,将档案工作贯穿于本届全运会筹备、举办的始终,确保完整记录全运会的全过程。

建章立制,出台办法。为使本届全运会档案管理工作有规可依,市档案局会同组委会办公室根据国家和天津市档案管理的相关法律法规,结合《国家体育总局关于征集第十三届全国运动会有关实物和资料的函》的要求,认真起草了本届全运会档案管理办法,并于8月底下发了《关于印发第十三届全国运动会组委会档案管理办法的通知》。

组织培训,现场指导。市档案局专门举办了第十三届全运会组委会工作人员培训班,对档案管理有关知识和本届全运会档案管理办法进行了讲解授课,之后又组织召开了组委会档案工作推动会,对档案整理具体要求进行讲解,并专门制定了档案分类方案和实物档案任务清单。组委会的档案工作部门则定期组织相关负责人和工作人员深入现场,对档案工作进行调研指导,进行面对面的解惑答疑,对归档文件进行检查,并对实物声像等档案的移交进行督促。

注重实物,提前接收。为全面记录和保存本届全运会的历史,国家体育总局、天津市档案局、天津市体育局专门对本届全运会的实物和资料提出征集要求,并下发了任务清单。组委会提出,各相关部室要确定实物档案征集工作联络员,指派专人负责,并将工作点位前移,第一时间预留3份有关实物资料,随时提交组委会办公室档案部门。

在市档案局的不懈努力下,截至目前,本届全运会共收集文书3000余件、实物200余件,且已全部入盒管理,全部文件条目均录入计算机,实现计算机检索,并同步收集原生电子文件,便于统计、查找,更好地为组委会提供查阅利用。

原载于《中国档案报》2017年9月4日 总第3114期 第一版

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